对突然而来的远程办公无所适从?搞定这两个最重要的问题就好了

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「疫情结束后,你最想做什么?」

这个简单的问题引发的话题在微博上有过亿的阅读量,回答里有一线医务人员誓要夺取胜利、把酒言欢的豪迈,也有家属们想要早日见到亲人的心愿,当然,最多的还是普通人对过去习以为常的日常的怀念:想去吃火锅、喝奶茶、看电影,甚至有人感叹,「我从来没有像现在一样想去上班」。

2 月 10 日,各大城市的很多公司真的开始上班了,和往年不同的是,有相当一部分公司选择了远程办公。如果算上通过直播的方式上课的学生,保守估计,有上亿人第一次尝试坐在家中,通过电脑、手机接入网络,和领导、老师、同事、同学们开启了线上协作。

远程办公不再是互联网从业者的专利,银行的柜员、门店的导购、健身房教练、餐饮企业服务员……都在通过线上的方式参加内部培训,服务外部顾客。视频会议时没洗头怎么办?背景太杂乱了怎么办?怎么制止父母总是过来送零食?如何保持和上班节奏一致的作息……这些看似琐碎的问题其实成了很多人的困扰。

作为较早尝试远程办公,并在工具和方法论上有一些积累的企业,我们认为有两个最重要的问题特别值得关注。

远程工作,重在自律

无数过来人的对远程工作的第一条建议是:自律。当我们面对没有第三人监督的环境,以及唾手可得的沙发、床、电视、游戏机时,很容易就会陷入其中,沉迷于「远程」的诱惑,而忘记「工作」的本义。

如何保持自律?一个健康的身体和积极的心态是基础,所以早睡早起、适度锻炼是必须的;另外,保持和平时工作一样的作息时间,尽量在一个免受外界干扰(包括父母的关心)的封闭环境内也会很有帮助。

不过,就像我们都知道不能通过节食减肥一样,完全依靠「意志力」去完成一件困难的事情并不现实,甚至是违反科学规律的。长时间保持自律,我们还可以借助一些工具来完成。

按时打卡,就是一个容易被忽略但很重要的点,它带来的小小的仪式感会让员工将新的一天视为工作日,而不是「在家的一天」。在线打卡有很多工具,比如企业微信就提供了很方便的在线打卡功能,它以真实的地理位置为基础,让员工将家中变为「办公室」。

企业微信最近还新上线了收集表功能,企业可以直接创建表格,便捷收集各类信息,并能随时查看统计结果。比如,疫情期间,每天统计员工身体状况,让每个人填写每天工作内容的简单「日报」,都能营造稍显紧张的客观环境,让员工更加专注于工作。

▲收集防疫信息,统计结果随时看

除了这些简单的特性,企业微信还有一些对各行业一线非常实用的功能。例如企业微信独有的与微信互通的能力,可以让企业线上也能服务好客户:它支持员工用企业认证身份添加客户微信,为公司拓展客户;在企业微信端,员工可以定制欢迎语,为客户添加标签,便于更精准化地为客户提供有温度的服务;最近,企业微信还上线了客户朋友圈功能,员工可发表内容到客户的微信朋友圈,用专业的身份展示营销信息,并与客户留言互动。

在有明确目标驱动的前提下,即使不在线下的门店上班,这些功能也可以更好地服务客户,并客观地显示员工的工作量,给付出更多的员工更好的激励。

西贝莜面村是一个很好的例子,疫情对这家知名的的餐饮企业带来巨大冲击,线下门店关停,线下客流量骤减,门店存储的大量食材因疫情影响每日都将为企业带来成本亏损。西贝充分借力了企业微信与连接微信的能力搭建了一个属于自己的 “食客圈子”:通过企业微信,西贝全国的导购一个月添加了 30000 多名客户,现在全国每天 300 多家门店的 VIP 客户经理为 9 万多名顾客提供线上的送餐和食材订购服务;导购还通过企业微信给顾客发朋友圈,把线上商城挂接到导购资料页里,让顾客可以方便找到购买的入口。

截止目前,通过企业微信与客户的服务升级,西贝平均一个门店的线上收入实现了超 2 倍以上的增长。

善用工具,营造「拟真」线下办公的高效工作环境

远程工作的另一个痛点是如何保持高效。

在真实的办公室中,同事间可以用语言、动作,甚至眼神完成高效的沟通,但在线上协作时,这些都要依靠文字、语音、视频等非面对面的方式进行「模拟」。和线下协作不同,在共同完成一项目标之前,先进行充分的、高效的沟通成了远程工作第一步需要解决的问题。

这个时候,选择合适的工具,尽量模拟,甚至拟真线下办公的环境,就尤为重要。

企业微信是个值得考虑的工具。它的微文档、微盘等整套协作工具,支持多人线上共同编辑,修改可以及时同步,同时在线文档有严格的权限管理,支持将在线文档的阅读、编辑全乡共享给企业内最相关的人群;另外,它还有丰富的第三方应用供企业选择,让员工在家也可高效完成日常工作流程。

在最新发布的版本中,企业微信还对群直播、在线会议等重磅功能进行了升级。目前,在线会议已支持 300 人同时音、视频会议,会议过程中还可以演示屏幕与文件,并支持跨企业开会;群直播则支持千万人同时观看,可用于通知传达、线上培训、授课等。

▲手机端一键发起,微信群里能上课

在诸多线上协作工具中,与微信互通是企业微信的特点,也是优点。它可以让员工、外部顾客以最熟悉的方式提供或接受服务;在不同的企业之间,企业微信还可以实现跨组织沟通,如经销商之间、上下游之间可关联通讯录,发起沟通与会议。

目前,企业微信还已经支持外部群功能,企业员工、非企业内部人员,包括微信用户都可以在一个群内。如果有需要,群直播功能也可以在外部群中进行,对「客户」来说,甚至无需安装任何新的 app,在微信内就可以观看直播。

黄金时代是一家成立于 1998 年的连锁健身品牌,受疫情影响,同样面临着线下客流大幅减少的冲击。对此,黄金时代开始率先思考如何把健身服务搬到线上。

企业微信与微信的互联互通能力,给黄金时代的想法带来了便利。「我们想了一个办法,让我们的健身教练通过企业微信的群直播能力直播一日 4 种课程、包含有氧操、瑜伽、普拉提、减脂塑形等,提升免疫力的同时,满足大家在疫情期间在家锻炼的需求。」

健身的学员在微信里就能观看直播,目前每日观看量已经超过 10 万,覆盖到的会员和潜客人数大约有 20 万左右。

学校也是这个功能的最适合使用者。在目前的形势下,线上教育可为老师和学生提供安心的教学环境,老师在企业微信家校群发起群直播,家长和学生在用微信直接收看,不用安装与学习其他额外的 app,就实现「人生的第一堂直播课在微信群就完成」。

疫情之下,致敬这些远程工作的人

在生产、经营类企业之外,疫情期间,还有一些特殊的选择远程工作的人,比如在线上为患者提供咨询与服务的医生们。

当下防控疫情的形势依然严峻,而近期也是流感流行的高发期,部分轻症患者集中恐慌性就医,让医院接诊压力很大。在新版本中,企业微信正式发布了「在线问诊」功能,让医生在线上为患者提供咨询与服务,轻症患者可以线上咨询,帮助医院减轻线下接诊压力,降低患者交叉感染的风险。同时,这项能力也帮助医院扩大服务范围,让援助医生、返聘医生通过线上问诊分摊医院压力。

这个功能的开通并不复杂,医院管理员可以先在企业微信上给医生配置在线问诊「联系我」二维码,配置后,可以在医院自己的公众号、官网或线下海报等渠道提供扫码添加医生的功能。

在医生这一边,使用企业微信回答患者问题的好处是便于统一管理,企业微信上支持自定义编辑的快捷回复、标签等功能,可以让医生对患者进行更准确的分类和后续服务;而除文字问诊以外,企业微信还支持音视频问诊、无消息自动结束问诊、拉群集中沟通与提供建议。

使用企业微信在线问诊功能的宜昌市中心人民医院表示,在线问诊上线后的四五个小时内,就有超过 4000 名市民进行咨询。医院 200 多名医生请愿入驻,耐心积极地回复咨询、安抚情绪,极大地缓解了医院接诊的压力,并避免患者来院就诊交叉感染的风险。

而对地处西部的宁陕县医院来说,使用企业微信搭建在线问诊平台,达成了该院早已有之的心愿,「我们曾经也想过建互联网医院,但很高的费用让我们望而却步。现在,企业微信帮助我们免费上线在线问诊,只花了 2 个小时就完成配置,上线后半天就开展了 50 多例患者咨询。」在线问诊的二维码甚至传遍了县城人民的朋友圈,舒缓了这座县城面对疫情的恐慌与就诊压力。

上世纪 70 年代的石油危机,让「远程办公」(telework)这个发明后乏人问津的词成为了一时的热门,突然发现油价飙升同时又无油可加的美国人开始认真考虑减少通勤,选择用当时流行的电话、传真等科技手段在家办公。

历史总是相似的。在中国,远程办公在很长一段时间内,都只是一部分互联网从业者专有的「时髦」的工作方式,现在,疫情让它成了很多人的生活方式。这样突然的转变,也恰恰说明了我们不愿意停下来的意愿。而不管是线下工作还是远程工作,一个好用的工具重要,克服困难、创造不止的信心更重要。

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